+7 (495) 960-85-35 info@j-bk.ru

Перечень документов по охране труда для офиса

Известно, что когда сотрудники выполняют работу на основании трудовых отношений, то трудовым законодательством за ними признается статус работников. Работодатель - физическое лицо, индивидуальный предприниматель либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

Охрана труда работников офиса - это государственные требования, обеспечивающие безопасность жизни и здоровья офисных сотрудников, вне зависимости от их штатного количества. Офис это место, где работают сотрудники различных профессий, от юриста до уборщика. Кроме линейного персонала в офисной жизни участвуют и специалисты административного-хозяйственного отдела, кадровой службы, финансово-аналитического и правового департамента. Короче сказать, все те кто так или иначе проводит большую часть своего рабочего времени в стенах офиса организации. Здесь ведется координация основных бизнес-процессов, ведь офис - это центр управления деятельностью всей организации или даже предприятия.

В связи с этим возникают вопрос: какой список документов нужен для обеспечения охраны труда в офисе и как эту охрану организовать в 2026 году?

Однако, хотелось бы не просто привести список нормативных локальных актов, а подробно их перечислить. При этом дать краткое описание к каждому документу - для чего нужен и в соответствии с какими нормами законодательства в сфере охраны труда должен быть разработан. Причем, не будем затрагивать организационно-технические моменты, такие как: стандарты рабочих мест и их оборудование, размещение табличек и знаков безопасности и т. п. Речь пойдет исключительно о документах, которые работодатель обязан иметь для всех мероприятий, предусмотренных Х разделом Трудового кодекса и другими правовыми актами в области охраны труда.

Какие документы по охране труда потребуются в офисе

Начиная обзор, подскажем, что для подготовки документации мероприятия необходимо разделить на два блока, поскольку вести, учитывать и оформлять нужно следующие нормативные локальные акты:

Базовые документы - нормативный минимум локальных документов по охране труда;
Отраслевые документы - инструкции по охране труда по профессиям и функционалу выполняемых должностных обязанностей каждого работника.

На первый взгляд, всего лишь пара блоков или два вида документов, но на самом деле все объёмней. Ниже перечислим перечень офисных нормативных локальных актов (НЛА) по охране труда, загибаем пальцы.

Собираем базовые НЛА по охране труда
(нормативный минимум документов для офиса)

Итак, по правилам статьи 217 Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить создание и функционирование системы управления охраной труда. Политика в области охраны труда и Положение о системе управления охраной труда должны быть разработаны на основе требований, утвержденных Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н "Об утверждении Примерного положения о системе управления охраной труда". Разрабатываем Политику и Положение с Приложениями, как это рекомендует Минтруд - все это относится к сфере офиса.

Положение СУОТ должно иметь юридическую силу, оно должны быть утверждено и введено руководителем. Нормативный локальный документ, внедряющий и отменяющий положения, применяемые внутри организации - это Приказ. Руководитель - это генеральный директор, либо лицо исполняющее его обязанности на законных основаниях, например по доверенности. Кстати, индивидуальный предприниматель так же имеет статус руководителя.

Согласно ст. 223 Трудового Кодекса РФ, в целях обеспечения соблюдения требований охраны труда и осуществления контроля за их выполнением, работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, обязан принять решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности. Приказ Минтруда России от 31.01.2022 № 37 "Об утверждении Рекомендаций по структуре службы охраны труда в организации и по численности работников службы охраны труда", не распространяется на работодателей-индивидуальных предпринимателей, на работодателей, не осуществляющих производственную деятельность согласно уставным документам с численностью работников не более 50 человек, работодателей - субъектов малого предпринимательства и иных работодателей (организации, предприятия, учреждения), не осуществляющие производственную деятельность, предоставляющие социально-бытовые услуги без предоставления проживания, принявших решение о введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей деятельности.

Далее следует назначить специалиста по охране труда и вводим его должностную инструкцию с учетом Профессионального стандарта «Специалист в области охраны труда», утвержденного Приказом Минтруда РФ № 274н от 22.04.2021 г.

На основании ст. 214 ТК РФ и ФЗ № 426 от 28.12.2013 «О специальной оценке условий труда», в целях идентификации вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса и оценке уровня их воздействия на работника, издаем приказ о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ). В соответствии с Приказом Минтруда № 771н от 29.10.2021 "Об утверждении примерного перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда, ликвидации или снижению уровней профессиональных рисков либо недопущению повышения их уровней", разрабатываем план мероприятий.

Теперь нужно создать комитет (комиссию) по охране труда. Его образование должно соответствовать Приказу Минтруда России № 650н от 22.09.2021 "Об утверждении примерного положения о комитете (комиссии) по охране труда".

Дальше разрабатываем документы по обучению работников, как этого требует Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 "О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда" (вместе с "Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда"). Офисный персонал должен знать требования охраны труд.

Для проведения инструктажей и стажировок для работников также понадобятся документы. Ведь по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021 "О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда" (вместе с "Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда") работодатель обязан проводить инструктажи и стажировки, даже если работник трудится только в офисе.

Теперь про документы по медосмотрам. В соответствии со ст. 214 Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан обеспечить организацию проведения за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров. Приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н закреплен "Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, перечня медицинских противопоказаний к осуществлению работ с вредными и (или) опасными производственными факторами, а также работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры".

Следующее мероприятие - обеспечение пожарной безопасности в офисе. Локальные акты по противопожарной безопасности должны применяться в соответствии с требованиями Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», Федерального закона от 22.07.2008 № 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности", Постановления Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации", Приказа МЧС России от 16.12.2024 № 1120 "Об определении порядка, видов, сроков обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность, по программам противопожарного инструктажа, требований к содержанию указанных программ, порядка их утверждения и согласования и категорий лиц, проходящих обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности".

Вместе с тем обеспечим в офисе электробезопасность. Эти документы применяем с учетом требований Приказа Минтруда № 903н от 15.12.2020 "Об утверждении Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок" и Приказа Минэнерго № 811 от 12.08.2022 "Об утверждении Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей электрической энергии".

Обязательным требованием охраны труда являются правила по использованию средств индивидуальной защиты (СИЗ) и смывающих средств. При подготовке документов по использованию СИЗ следует опираться на следующие законодательные акты: Приказ Минтруда России № 766н от 29.10.2021 "Об утверждении Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами", Приказ Минтруда России № 767н от 29.10.2021 "Об утверждении Единых типовых норм выдачи средств индивидуальной защиты и смывающих средств", Приказ Минтруда России № 997н от 09.12.2014 "Об утверждении Типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением".

В соответствии со ст. 227 ТК РФ, работодатель обязан расследовать и учитывать несчастные случаи произошедшие с работниками. В связи с этим, персонал должен быть обучен оказанию первой помощи, которая должна оказываться в соответствии с Приказом Минздрава России № 220н от 03.05.2024 "Об утверждении Порядка оказания первой помощи". При подготовке документации по расследованию и учету несчастных случаев в организации должны проводиться мероприятия и оформляться документы, предусмотренные Приказом Минтруда России № 223н от 20.04.2022 "Об утверждении Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, форм документов, соответствующих классификаторов, необходимых для расследования несчастных случаев на производстве".

И конечно же о незначительных травмах . В целях предупреждения производственного травматизма и профессиональных заболеваний работодатель самостоятельно осуществляет учет и рассмотрение обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждений (микротравм) работников в офисе. Такую обязанность предусмотрена ст. 226 ТК РФ и Приказом Минтруда № 632н от 15.09.2021 "Об утверждении рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников".

Травмы - травмами, но существуют еще и риски профзаболеваний, которые могут получить работники даже в офисе. В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 1206 от 05.07.2022, при получении "Извещения об установлении заключительного диагноза - острое профессиональное заболевание или хроническое профессиональное заболевание у работника", руководитель обязан образовать комиссию и организовать расследование обстоятельств и причин возникновения у сотрудника профессионального заболевания.

Гражданская оборона и чрезвычайные ситуации (ГО и ЧС). С учетом требований раздела X ТК РФ, Федерального закона № 28-ФЗ "О гражданской обороне", "Положения о подготовке населения в области гражданской обороны", утвержденным Постановлением Правительства РФ № 841 от 02.11.2000, "Положения о гражданской обороне в Российской Федерации", утвержденным Постановлением Правительства РФ № 804 от 26.11.2007, Письма МЧС России № 11-7-605 от 27.02.2020 "О примерном порядке реализации вводного инструктажа по ГО", в целях защиты работников от чрезвычайных ситуаций, вызванных авариями, катастрофами, стихийными бедствиями и в условиях военного времени, работодатель обязан проводить подготовку работников по ГО. Вместе с тем, Федеральным законом от 21.12.1994 № 68-ФЗ "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера", "Положением о подготовке граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в области защиты от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации № 1485 от 18.09.2020, Письмом МЧС России от 27.10.2020 № ИВ-11-85 "О примерном Порядке реализации инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях", на работодателя возлагается обязанность по обеспечению защиты работников при ЧС. Для этих мероприятий готовим следующие документы:

Персональные данные. Законодательство обязывает работодателей защищать личную информацию работников. Для этого готовим и ведем внутренние документы соответствующие требованиям Главы 14 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ, Федерального закона "О персональных данных" от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Приказа Роструда № 253 от 11.11.2022 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства".

Да, быстро сказка сказывается, но все что перечислили выше - это пока лишь обзор базовых и необходимых документов, без которых невозможно организовать охрану труда в офисе. Идем дальше, к инструкциям по охране труда. Специалисты по охране труда (СОТы) называют их ИОТы.

Подборка инструкций по охране труда для применения в офисе

Как говорилось в начале статьи, в офисе трудятся специалисты различных должностей и профессий. Так вот, инструкции по охране труда для них должны быть составлены исходя из их функционала, направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы. Здесь применяем Приказ Минтруда России № 772н от 29.10.2021 "Об утверждении основных требований к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем". Используя методику этого Приказа, составляем список инструкций для следующих работников и видов работ.

В соответствии с Приказом Минтруда № 772н инструкция по охране труда в офисе должна содержать пять разделов:

общие требования охраны труда
требования охраны труда перед началом работы
требования охраны труда во время работы
требования охраны труда в аварийных ситуациях
требования охраны труда по окончании работы

КОМПЛЕКТ ГОТОВЫХ ШАБЛОНОВ ПО ОХРАНЕ ТРУДА В ОФИСЕ

Вернуться

Перечень документов по охране труда для офиса

Какие документы по охране труда потребуются в офисе

Собираем базовые НЛА по охране труда(нормативный минимум документов для офиса)

Подборка инструкций по охране труда для применения в офисе

Собираем базовые НЛА по охране труда
(нормативный минимум документов для офиса)