Путевой лист как бухгалтерский документ. Согласно ст. 247 Налогового кодекса РФ объектом налогообложения по налогу на прибыль признается прибыль, полученная налогоплательщиком. Прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов. Положениями ст. 252 НК РФ установлено, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) учитываются в составе расходов организации на содержание служебного транспорта в силу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом расходы на содержание служебного транспорта могут уменьшать полученные им доходы при условии, что данные расходы экономически обоснованны и документально подтверждены. Частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) определено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Путевой лист как документ по обеспечению БДД. В соответствии со ст. 20 ФЗ №-196 "О Безопасности Дорожного Движения", от 10.12.1995 г. (ред. 08.12.2020), юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие свою деятельность на территории РФ и эксплуатирующие транспорт, обязаны обеспечивать БДД. Ст. 6 ФЗ № 259-ФЗ от 08.11.2007 г. "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" запрещает осуществлять перевозки пассажиров и багажа без оформления путевого листа на транспортное средство. В данном случае речь идет об обязательном оформлении путевых листов для тех юридических лиц и ИП, вид деятельности которых является перевозка пассажиров и грузов. Организация, не осуществляющая перевозки, а лишь эксплуатирующая транспорт для собственных хозяйственных нужд к такой категории не относится, но Приказ Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" указывает на обязательное применение реквизитов и порядка заполнения путевых листов юр.лицами и ИП, эксплуатирующими транспорт. 

Приказом Минтранса № 368 от 11.09.2020 г введены обязательные реквизиты путевого листа

 Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование и номер путевого листа;

• сведения о сроке действия путевого листа, включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.;

• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства:

- для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

- для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер ИП.

• сведения о транспортном средстве:

- тип ТС, марка и модель, а в случае если ТС используется с прицепом (полуприцепом), кроме того - марка и модель прицепа (полуприцепа),

- государственный регистрационный номер, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

 - показания одометра (полные километры пробега) при выезде ТС с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя (далее - парковка), а также при заезде ТС на парковку по окончании смены (рабочего дня);

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;

- дата(число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения.

• сведения о водителе:

- фамилия, имя, отчество (при наличии);

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

• сведения о перевозке, включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

• допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности.

Порядок заполнения путевого листа

• Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство.

• Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.

• Если в течение срока действия путевого листа ТС используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно ТС нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

• В наименовании путевого листа указывается тип ТС. Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с системой нумерации.

• Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда ИП совмещает обязанности водителя.Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются ИП в случае, если он совмещает обязанности водителя.

• В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку.

• Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

• По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен". По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка "прошел послерейсовый медицинский осмотр".

• Даты и время выпуска ТС на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой "выпуск на линию разрешен" и заверяются его подписью с указанием ФИО

Кто выдает и учитывает путевые листы. Среди сотрудников организации должно быть лицо, ответственное за выдачу и учет путевых листов. Основным документом, подтверждающим возложенные на лицо обязанности по выдаче и учету путевых листов, как этого требует организация БДД на предприятии, является его Должностная инструкция. Должностные обязанности ответственного за выдачу и учет путевых листов, содержащиеся в инструкции, назначаются Приказом о назначении ответственного по обеспечению безопасности дорожного движения.